КЭДО - это кадровый электронный документооборот, то есть инструмент для автоматизации работы отдела кадров и обмена документами в компании.
Что такое КЭДО?
В любой организации используются множество различных документов трудовые договоры, заявления на отпуск, приказы, правила внутреннего распорядка, расписки и соглашения.
КЭДО переводит создание, подписание и хранение документов в онлайн с ним не нужно выделять место под шкафы с бумагами и любую можно в два счета найти по базе.
Для ведения электронного документооборота используются КЭДО-системы, с помощью которых можно создавать, подписывать и хранить электронные документы.
Внедрение КЭДО - безбумажное управления кадровыми документами значительно упрощает работу компании с документами. Электронный документооборот экономит время и силы сотрудников.
Если раньше, чтобы подать заявление на отпуск сотрудник должен был распечатать его и подписать, отнести на подпись руководителю, а потом — в бухгалтерию, то теперь эти процессы совершаются в пару кликов.
Преимущества КЭДО
КЭДО упрощает работу с кадровым специалистом, например, составлять график отпусков. Все заявления будут отображаться в системе и по календарю можно сразу посмотреть, не накладываются ли даты друг на друга.
С КЭДО документы будут в порядке, не испортятся и не потеряются. Вы всегда сможете восстановить ход событий, если возникли спорные вопросы с бухгалтерией или налоговой. В случае пожара в офисе, скажем, пожар в офисе, ваши документы не пострадают. Электронный документооборот можно использовать для ведения трудовых отношений как с офисными, так и с удаленными сотрудниками.
Вы не обязаны отправлять трудовой договор сотруднику в другой город, а затем ждать, пока он его подпишет и отправит обратно. С КЭДО можно будет начать работу с новым работником. КЭДО упрощает работу с филиалами. Документооборот между филиалами может занять много времени и отнимать ресурсы у более важных задач.
Если в главном офисе обновили инструкции по работе, нужно их отправить на подпись всем сотрудникам, а потом собрать подписанные бумаги назад. Часть писем при этом может затеряться. С электронными документами этого не случится. КЭДО снижает затраты на печать, бумагу и ручки, а также доставку документов.
Сэкономленные деньги могут перераспределить на более важные вещи. Документы всегда будут составлены единообразно. Системы КЭДО работают с шаблонами документов, достаточно настроить сервис один раз, и все сотрудники будут получать и оформлять документы по одному образцу.Государство поощряет введение КЭДО и, возможно, скоро сделает его обязательным.
Полезные функции КЭДО
Если у вас крупный или средний бизнес с объемным документооборотом, лучше подойдет комплексное коммерческое решение. Это позволит одновременно подписывать несколько документов, формировать собственные маршруты согласования и отслеживать неподписанные бумаги. На рынке представлено несколько КЭДО-решений, и каждое имеет свои особенности. Вот на что нужно обратить внимание при выборе в первую очередь. Когда нужно подписать сразу несколько документов — например, принять на производство 50 рабочих и, соответственно, поставить подпись на каждом приказе о найме на работу и в каждом трудовом договоре?
Функция массового подписания позволяет выделить необходимые документы и подписать их одним кликом. Маршруты подписания. Обычно документы в компании проходят несколько стадий согласования, например, у руководителя отдела, бухгалтера и директора компании. Некоторые системы позволяют формировать "траекторию", по которой будет идти документ. Если его подписал руководитель отдела, документ автоматически отправится на подпись к бухгалтеру и т. д.
Это позволяет автоматизировать документооборот и не пропускать важные этапы согласования. Что такое шаблоны документов. Если в платформу КЭДО уже встроены шаблоны типовых документов, можно сразу же начинать работу. Также нужно понять, можно ли создавать собственные шаблоны или придется каждый раз формировать документ заново.
Конструктор шаблонов должен быть простым, основанным на no-code- или low-code-инструментах, чтобы с ним смогли справиться сотрудники, далекие от программирования. Распознавание бумажных документов. Если вы переходите на КЭДО, то распознавание бумажных документов позволит быстро перенести их в электронный формат. Если часть сотрудников по какой-то причине не сможет формировать электронные документы.
Отслеживание неподписанных документов
В некоторые КЭДО-системы встроена ИИ-технология, позволяющая отслеживать неподписанные документы и напоминать об этом. Это помогает подписать все бумаги вовремя и избежать неприятных сюрпризов, когда нужный документ вдруг оказается без подписи. Мобильное приложение. Иногда возникает необходимость подписать документы на ходу. Руководитель отправился на встречу, и ему пришло срочное согласование бюджета. Встреча продлится до вечера, а деньги потребуются уже завтра. Мобильное приложение позволит подписать документы с смартфона. Автопроверка данных.
Система может проверить правильность и полноту внесенных в документ данных. Например, если сотрудник допустит ошибку, то система автоматически заметит это и укажет, что нужно исправить.
В некоторые системы можно вносить изменения, используя инструменты для разработки, например добавлять новые функции или изменять модули. Большинство систем можно забрендировать под фирменный стиль компании. Для выбора системы КЭДО необходимо обратить внимание на эти особенности.
Подпись может быть простой, усиленной квалифицированной (УКЭП), усиленной неквалифицированной (УНЭП). Некоторые системы поддерживают все виды подписей и выпуска, другие — лишь часть. Ориентируйтесь на то, что вы собираетесь использовать для КЭДО. Собственный удостоверяющий центр. Компании, выпускающие КЭДО-системы, имеют собственные удостоверяющие центры.
С помощью их помощи можно выпустить электронные подписи для сотрудников за несколько минут. Это экономит время, потому что не нужно искать удостоверяющий центр, проверять его сертификацию, узнавать тарифы и т.д. Если вы работаете с 1С, SAP или другой системой управления бизнесом, важно поддерживать интеграцию с ней. Как хранить данные? В архиве самой системы или на локальном сервере компании могут храниться данные.
Если вы не готовы выделять дополнительные средства на покупку сервера для документов, можно выбрать систему с возможностью хранения данных в облаке. Выбирая систему, убедитесь, что она надежно защищает данные, например, что там можно настроить разграничение по ролям и двухфакторную аутентификацию.
Роли помогают определить, кто из сотрудников может подписывать документ, кто — редактировать, а кто — создавать новые документы и управлять ими. Защита от взлома и инструменты сканирования могут быть встроены в КЭДО для выявления уязвимостей.