В нашем быстро меняющемся мире, когда каждый момент, как кажется, заполнен большим количеством задач, управление временем — не просто приятный навык; это буквально спасательный круг как для профессионального успеха, так и для личной удовлетворенности.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это планирование того, как эффективно использовать и сознательно контролировать время так, чтобы максимизировать производительность. Другими словами, сделать больше за меньшее время. Другими преимуществами являются:
- Лучшее качество работы
- Меньше стресса
- Больше времени на работу над стратегическими или творческими проектами
- Меньше откладывания дел на потом
- Больше уверенности в себе
Вот как начать:
1. Знайте, как вы проводите свое время
Вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить любые области или привычки, которые мешают вам достигать ваших целей.
2. Придерживайтесь ежедневного расписания.
Это что-то большее, чем просто "У меня есть восемь часов, чтобы сделать следующие задачи…". Создайте ежедневное расписание с выделенными блоками времени для разных задач. Ключ к успеху — придерживаться его.
- Составляйте реалистичные сроки. Люди переоценивают свою способность выполнять задачи, что ученые называют «ошибкой планирования», которая обычно приводит к чрезмерно оптимистичным срокам выполнения задач. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже если одна из них выйдет за пределы временного лимита, общее расписание оставалось неизменным.
- Уделяйте полное внимание. Старайтесь не заходить на сайты, не связанные с работой (или что-либо еще, что вы не должны делать) во время работы. Закройте все эти вкладки браузера "на потом". Выключите телефон или положите его в недоступное место до наступления запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина — ваш лучший друг в этом деле.
3. Приоритезация
Списки дел могут быть спасательным кругом для повышения производительности. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как Матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, что следует сделать в первую очередь в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу принятия решений, вы можете разбить свой список по следующим пунктам:
• Сделать немедленно: важные задачи с определенными сроками или те, которые вы так долго откладывали, что они теперь просрочены.
• Запланировать на потом: важные задачи без определенных сроков.
• Делегировать: задачи, которые может выполнить кто-то другой.
• Удалить: задачи, которые вы можете исключить, потому что они не критичны для ваших целей или миссии.
4. Автоматизируйте повторяющиеся задачи
Сотрудники, которые используют автоматизацию, на 71% чаще превосходят ожидания менеджеров, как мы узнали из отчета о состоянии работы. Когда вы автоматизируете утомительную или повторяющуюся работу, это может высвободить ценное время, позволяя вам сосредоточиться на более сложных и творческих аспектах вашей работы.
5. Сначала приступайте к самой сложной задаче.
Нас всех отвлекают, будь то телефонный звонок, просьба коллеги или гора немытой посуды. Не успеете оглянуться, как день закончится.
Метод повышения производительности "Съешь лягушку", разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо подходит для людей, склонных к прокрастинации или испытывающих трудности с избеганием отвлекающих факторов. Он рекомендует сначала взяться за самую большую, самую сложную и самую важную задачу—ту, которую вы, скорее всего, отложите на потом. Только после того, как вы "съедите эту лягушку", переходите к другим делам.
6. Группируйте похожие задачи.
Группировка, или пакетная обработка, означает объединение похожих задач, чтобы вы могли выполнять их вместе. Группируйте их по цели или функции.
Например:
• Встречи с клиентами по средам и четвергам.
• Отвечайте на электронные письма только с 10:00 до 11:00.
• Составляйте отчеты с самого утра и распространяйте их.
6. Используйте ИИ для поиска и составления резюме.
Представьте себе помощника, который отсеивает лишнее, предоставляя вам только нужную информацию, когда она нужна. Искусственный интеллект повышает вашу производительность, отвечая на вопросы, обобщая разговоры и создавая контент, например, рекламные материалы и планы постов в блоге. Он помогает быстро находить релевантную информацию, сосредотачиваться на важных задачах и эффективнее управлять своим временем, чтобы успевать больше.
7. Установите разумные временные рамки.
Если у вас есть целый день на выполнение двух задач, которые должны занять всего три часа, вероятно, вы все равно потратите на них целый день. Если вы дадите себе меньше времени, есть вероятность, что вы справитесь раньше.
8. Научитесь говорить «нет».
В сутках только определенное количество часов, и с каждым часом наша энергия иссякает. Чтобы избежать непрофессиональной работы, знайте свои пределы и будьте готовы говорить «нет». Осознайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, что у вас хорошо получается.
9. Избегайте многозадачности.
Наука подтверждает, что многозадачность снижает эффективность и может быть даже опасной. По данным Американской психологической ассоциации, постоянная смена деятельности связана с «переключением внимания», которое снижает производительность. Хотя переключение между задачами может занимать всего несколько секунд, если вы часто переключаетесь, это накапливается. Также возрастает риск ошибок.
10. Поддерживайте порядок.
Возможно, вам нужна помощь в организации, если с вами случалось что-то из перечисленного:
• Опоздание на совещание, которое вы ведете.
• Забыли распечатать отчет, который требовался вашему начальнику для презентации.
• Приходилось несколько раз обращаться в ИТ-отдел за своим именем пользователя или паролем.
Хорошая новость заключается в том, что навыку организации можно научиться. Начните с основ.
• Поддерживайте чистоту рабочего стола. В журнале National Geographic сообщается, что психологи и нейробиологи связывают беспорядок с когнитивными способностями, психическим здоровьем и поведением. Визуальный беспорядок может повышать уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Для лучшего принятия решений выбрасывайте все бумаги, которые можно измельчить или сдать на переработку. Уберите все ненужное и поместите часто используемые инструменты туда, где их легко достать.
• Организуйте файлы на компьютере и общих дисках. Ключом к организации цифровых файлов является наименование файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить нужные элементы.
• Используйте календарь. Организуйте свой календарь по категориям, таким как «личное», «профессиональное» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование для быстрого различения категорий или срочных и несрочных задач.